Política de reservas
Cómo configurar mínimos de participantes y política de cancelación para tus experiencias
Cada experiencia tiene una política de reservas que te permite definir cuántos participantes necesitas como mínimo para que la experiencia se lleve a cabo, y qué sucede si un turista cancela su reserva.
Mínimo de participantes
Puedes establecer un número mínimo de personas que necesitas para operar una experiencia. Si al acercarse la fecha no se alcanza ese mínimo, el sistema puede cancelar automáticamente y reembolsar a todos los turistas que habían reservado.
Si no defines un mínimo, la experiencia siempre se llevará a cabo sin importar cuántas personas reserven.
Cómo se evalúa
El sistema revisa tus fechas publicadas 24 horas antes de la hora programada (o según la ventana de cancelación que hayas configurado). En ese momento compara la cantidad de personas que reservaron contra tu mínimo:
| Situación | Qué sucede |
|---|---|
| Se alcanzó el mínimo | La experiencia queda confirmada. Todos los participantes reciben una notificación en el chat. |
| Se alcanzó el 80% o más del mínimo | La experiencia queda en estado de decisión pendiente. Recibirás una notificación para que decidas si quieres realizarla de todas formas o cancelarla. |
| Menos del 80% del mínimo | La experiencia se cancela automáticamente y todos los turistas reciben un reembolso completo. |
Decisión pendiente
Cuando tu experiencia queda en estado de decisión pendiente, tienes un plazo para responder. Puedes elegir entre:
- Proceder con la experiencia tal como está
- Cancelar la experiencia, lo que reembolsa a todos los turistas
Si no respondes antes de que se venza el plazo, la experiencia se cancela automáticamente y los turistas reciben su reembolso completo.
Revisa tus notificaciones con frecuencia. Cuando una experiencia queda en decisión pendiente, tienes un tiempo limitado para responder antes de que el sistema cancele de forma automática.
Mínimo por fecha específica
Además del mínimo general de tu experiencia, puedes establecer un mínimo diferente para una fecha en particular. Por ejemplo, si normalmente necesitas 5 personas pero un día específico puedes operar con 3, puedes ajustarlo solo para esa fecha. El mínimo por fecha siempre tiene prioridad sobre el general.
De la misma forma, puedes ajustar el cupo máximo de participantes para una fecha específica si en alguna ocasión puedes recibir más o menos personas de lo habitual.
Política de cancelación
La política de cancelación define las condiciones bajo las cuales un turista puede cancelar su reserva y qué porcentaje del pago se retiene como penalización.
Ventana de cancelación
Es la cantidad de horas antes de la experiencia hasta donde el turista puede cancelar sin penalización. Por ejemplo, si configuras 24 horas, un turista que cancele más de 24 horas antes de la experiencia recibe el reembolso completo.
El mínimo permitido es de 2 horas. El valor por defecto es 24 horas.
Penalización por cancelación
Es el porcentaje del precio que se retiene cuando un turista cancela después de que la ventana de cancelación haya pasado. El máximo permitido es 50%.
Por ejemplo, si un turista reservó por $100 y tu penalización es del 25%:
| Momento de la cancelación | Reembolso al turista | Penalización |
|---|---|---|
| Antes de que venza la ventana | $100 (completo) | $0 |
| Después de que venza la ventana | $75 | $25 |
Si no configuras una penalización (0%), el turista siempre recibe el reembolso completo sin importar cuándo cancele.
Los turistas no pueden cancelar una vez que la experiencia ha comenzado. La cancelación solo es posible antes de la hora programada.
Cómo se protegen las reservas existentes
Cuando un turista reserva tu experiencia, las condiciones de cancelación vigentes en ese momento quedan guardadas en su reserva. Si después cambias tu política, las reservas que ya se habían realizado mantienen las condiciones originales. Esto protege tanto a ti como al turista.
Configurar tu política
Desde la app o el panel web, ve a los ajustes de tu experiencia y busca la sección de política de reservas. Allí puedes definir:
- Mínimo de participantes para que la experiencia se realice
- Ventana de cancelación en horas
- Porcentaje de penalización por cancelación tardía
Si estás comenzando y no estás seguro de qué valores usar, te recomendamos empezar con el mínimo de participantes que realmente necesitas para cubrir tus costos, una ventana de 24 horas y una penalización del 0%. A medida que tengas más experiencia con la plataforma, puedes ajustar estos valores.